Menu Zavřeno

Největší chyby v e-mailu a jak se jim můžete vyhnout


Největší chyby v e-mailu a jak se jim můžete vyhnout

Bez e-mailu si zejména ti, kteří pracují v kanceláři a pošlou jich několik desítek denně, dovedou svoji každodenní činnost jen těžko představit. E-mailovou komunikaci nicméně používáme nejen v práci, ale stále více i v soukromí. Moderní komunikace téměř vytlačila ručně psané dopisy a dokonce i telefonní hovory. Při psaní e-mailu toho ale můžete hodně pokazit. Vyjmenujeme zde největší chyby v e-mailu.

Možná si můžete myslet, že máme nějaké přesné vodítko, pokud jde o psaní těchto textových zpráv. Pravda je však jiná: téměř každý z nás odeslal e-mail, kterého později litoval a žádný zaručený návod na e-mailové zprávy prostě neexistuje.
Přestože může být elektronická výměna písemných materiálů rychlá, praktická a pohodlná, má to i nějaké nevýhody. Ve skutečnosti můžete při psaní e-mailů pokazit víc, než si myslíte.
Zde je vyjmenováno pět nejhorších chyb v elektronické komunikaci.

chyby v e-mailu

* Foto: vesnacvorovic / 123RF

1. Zapomenete odpovědět

E-mailové schránky se v průběhu týdne plní stále víc a víc. Novou zprávu si často sice přečtete, ale dejte pozor na to, abyste na ni nereagovali pozdě. Není dobré ji hned nevyřídit, protože nová zpráva může být jednoduše zapomenuta a ztracena mezi novými e-maily, které průběžně neustále přicházejí. Po týdnu si z ničeho nic vzpomenete, že odesílatel na vaši odpověď stále čeká. Není nic horšího, než nechat e-maily bez odpovědi. Dáváte tím pisateli jasně najevo, že je pro vás jeho e-mail nedůležitý nebo nezajímavý. Pokuste se na důležité e-maily vždy bezprostředně odpovědět nebo v co nejkratším možném čase, dokud máte došlou zprávu v živé paměti.

2. Ukončíte vztah e-mailem

Přiznejme si to, ukončit vztah je vždy nepříjemná záležitost. Ať již se jedná o partnerský vztah, pracovní poměr nebo spolupráci s obchodním partnerem. Je snadno pochopitelné, že každý chce mít nepříjemné záležitosti rychle za sebou, proto řada lidí celou záležitost uzavře často několikaletý vztah jedinou e-mailovou zprávou. V tom není žádný respekt a dotyčná osoba se tím může cítit raněná nebo dotčená. Pokud si chcete zachovat důstojnost a dobré jméno, najděte odvahu pro vzájemné setkání s dotyčnou osobou a vše si vysvětlete mezi čtyřma očima.

3. Stěžujte si podrobně e-mailem

Máte něco na mysli a doufáte, že pomocí e-mailu poskytnete druhé osobě jasné a srozumitelné vysvětlení. Sdílení svých pocitů prostřednictvím psaného textu nikdy nenahradí skutečný rozhovor, kde si oba zainteresovaní účastníci vše důležité vyříkají hned a na rovinu. Při rozhovoru můžete nechat plně projít své emoce, hněv nebo se přímo ospravedlnit a věci uvézt na pravou míru.

4. Odešlete e-mail bez přečtení a kontroly

E-maily bez příslušné přílohy, popletená křestní jména nebo příjmení, pravopisné chyby a překlepy. Tyto omyly by se ve vaší korespondenci neměly objevit. Tyto chyby v e-mailu patří mezi nejčastější. Zabránit tomu můžete přečtením zprávy, kontrolou textu ještě před jejím odesláním adresátovi. Pro dlouhé texty můžete použít textový editor se zapnutou kontrolou pravopisu a překlepů.

5. Vyjadřujete se mylně

Ne, vaše ironie není vždy ve vašich e-mailech rozpoznatelná, pokud použijete nespočet různých smajlíků. Upusťte od ironických komentářů, které tak jako tak mohou vézt k nedorozumění. Pište místo toho údaje a informace přesně a neutrálně. Tím eliminujete nesprávně pochopený smysl zprávy. Na rozdíl od přímého rozhovoru se vás nemůže váš protějšek kdykoliv na něco dotázat.