Menu Zavřeno

Které chyby by neměly nastat při psaní e-mailu

Které chyby by neměly nastat při psaní e-mailu

Psaní emailu a komunikace prostřednictvím e-mailových zpráv z počítače, tabletu nebo mobilního telefonu je v dnešní době zcela běžná záležitost. Tento komunikační kanál je velmi rychlý, spolehlivý a efektivní. Své využití si najde ve firemní i soukromé komunikaci.
Pokud chcete v kanceláři s kolegy a zákazníky efektivně komunikovat, začněte s kvalitně napsaným e-mailem. Dobrý e-mail musí být snadno čitelný, rychle přejít k věci a nepožadovat od příjemce příliš mnoho.
Jak se v práci a v životě dostat dopředu? Třeba tím, že můžeme ukázat druhým, co ve Vás je.
Dodržujte několik jednoduchých principů a Vaše e-mailová komunikace bude efektivní, nápaditá a vzbudí pozitivní pozornost.

Které chyby by neměly nastat při psaní e-mailu

* Foto: kostax / 123RF

Napište přesný předmět zprávy

Správně formulovaný předmět zprávy v poštovní schránce přitahuje pozornost. Zároveň sděluje příjemci o co v e-mailu jde. Pokuste se odstranit nepřesná oznámení. Namísto „Porada“ napište „Porada listopad 2016“. To pomůže příjemci, e-mail zpětně přesně dohledat.

ninja-468x60-cerveny-2-1435667165.png

Nepoužívejte příliš mnoho vedlejších vět

Dlouhá souvětí, která obsahují několik prokládaných zvratů, představují velké nebezpečí. Čtenář na konci věty může zapomenout, o co původně šlo nebo špatně pochopí smysl věty. Přečtěte si ještě jednou před odesláním Vaši zprávu. Upusťte od komplikovaných a složitých formulací. Škrtněte nebo nahraďte zbytečná a nadbytečná slova.

Nenechávejte místo pro interpretaci

* Foto: samotrebizan / 123RF

Nenechávejte místo pro interpretaci

Nikdy nevíte, v jakém rozpoložení je příjemce při otvírání e-mailu. Může být ve stresu nebo špatné náladě. Nálada se často velmi odlišuje od té Vaší při psaní e-mailu a ovlivní, jakou intonací si dotyčný zprávu přečte.
Aby proto Vaše zpráva dorazila příjemci přesně tak, jak bylo míněno musí vyjadřovat jednoznačně Váš záměr.
Řekněte raději více než méně, pokud tím předejdete možnému nedorozumění. Nespoléhejte na to, co stojí mezi řádky.

„Uzávěrka je za dvě hodiny. Buďte přesný.“

„Děkuji za Vaše nasazení, prosím o zaslání konečného návrhu do 17 hodin. Dejte mě prosím vědět, pokud by byl problém.“

Obě varianty říkají totéž. Jedna je řečena příjemněji. Ale v první verzi je větší pravděpodobnost, že postavíte kolegy pod tlak a budou se cítit frustrováni.

Nedovolte, aby adresát Vaši zprávu okamžitě smazal

Pravopisné chyby a mylné informace podkopávají účinek Vaší informace. Proto si e-mail znovu projděte a odstraňte chyby ještě před odesláním. Při ručním psaní musíte zprávu znovu přepsat. U psaní e-mailu máte k dispozici kontrolu pravopisu, kterou je doporučeno zapnout. Dokáže odhalit běžné pravopisné chyby a případné překlepy.

Nekumulujte více požadavků do jednoho e-mailu

Soustřeďte se na podstatu věci. Zadáním mnoha požadavků najednou, dostanete pravděpodobně jen jednu odpověď, pokud nebude mít adresát dost času postarat se o všechny požadavky. E-maily nejsou primárně určeny k rozhovoru. Důležité diskuse by neměla být vedena prostřednictvím e-mailu. Použijte e-mail raději jen k bodové seznamu témat k představení návrhu, rozhovoru či dalšímu projednání.

Nekumulujte více požadavků do jednoho e-mailu

* Foto: jk1991 / 123RF

Neposílejte kritické e-maily bez pečlivého zvážení

Nepište e-maily, když jste unaveni, rozrušeni nebo ve špatném psychickém rozpoložení. Vždy se plně soustřeďte na Vaši odpověď. Nepospíchejte. Přemýšlejte před jeho odesláním zvážením všech možných důsledků. Pod velkým tlakem nebo v rozčilení zprávu neposílejte, odeslaný e-mail nelze vzít zpět!

* Foto: Matthias Ripp / Flickr